É hora de se desconectar de reuniões desnecessárias

É quarta-feira de manhã. 11h30, horário local.

Você acabou de participar de uma reunião permanente de status diária ou semanal.

No momento em que você se senta, clique na próxima guia, levante-se para tomar café, chá ou água ou contemple quais escolhas de vida o levaram a este momento, quase tudo o que você ouviu está sendo apagado de sua consciência.

O que aconteceu? A reunião existiu?

Você saiu com menos itens de ação e mais ansiedade sobre tudo o que perdeu enquanto estava ouvindo pela metade?

pamela ann stepnick

Se for isso, você não se sente mal. Quando o assunto surge em minha sessão de liderança, os olhos rapidamente se desviam e risadas culpadas são ouvidas.

Existem muitos artigos e estudos sobre como a mudança para culturas de trabalho híbridas levou a mais distração fadiga e até ansiedade à medida que blocos de convites implacáveis ​​preenchem nossos calendários. Existem muitas maneiras de reestruturar, iterar e gerenciar reuniões. Mas prefiro perguntar: a reunião deveria existir?

Este conselho é especialmente para gerentes e líderes de equipe – as pessoas que colocam as reuniões nos calendários em primeiro lugar.

Estou falando sobre as reuniões em que você geme audivelmente ao fazer login ou passa 30 minutos ou uma hora esperando para dar uma atualização de 30 segundos. Onde todos estão apenas seguindo o seu caminho e mal podem esperar para sair e voltar ao trabalho real. Depois de identificá-los, é hora de nos desconectarmos da Matrix e recuperar nosso tempo e sanidade e substituir a distração por produtividade e progresso real.

Faça de 2026 o ano em que você retomará o controle de sua agenda e escolherá quais reuniões realmente precisam existir e o que pode acontecer de forma assíncrona.

Em vez de exigir que todos participem da mesma reunião ao mesmo tempo, na mesma sala de conferências ou reunião virtual, você pode obter os mesmos resultados exigindo que as pessoas publiquem suas atualizações em um documento e se comuniquem na plataforma de mensagens instantâneas da sua empresa?

Isso não apenas economizará seu tempo. Também pode:

Não seria ótimo se os 30 minutos que você gasta em uma reunião de status pudessem ser substituídos por escrever algumas frases em um Google Doc e algumas linhas no Slack? Se esses resultados parecem melhores do que ficar sentado em uma conferência ou sala virtual, veja como você pode começar.

Não defina o seu valor pelo quão cheio está o seu calendário

O primeiro passo requer uma mudança na cultura. Muito trabalho, especialmente em posições de liderança, é baseado em relacionamento. Os gerentes querem saber como está o desempenho de seu pessoal e um calendário cheio de reuniões empilhadas é uma maneira fácil de visualizar sua importância e valor para uma organização. Torna-se muito fácil definir o seu valor pelo número de reuniões que você realiza.

Embora possa ser ótimo ser a pessoa que está em todos os lugares fazendo tudo ao mesmo tempo, isso não é sustentável. A fadiga diminui sua atenção aos detalhes e há pouco tempo para acompanhamento e ação quando você está correndo de reunião em reunião.

Em vez de aproveitar cada segundo do seu dia, talvez seja hora de passar para a próxima etapa.

jordan belfort nadine caridi

Audite suas reuniões recorrentes

Comece a analisar sua agenda e observar quanto tempo você gasta em uma reunião específica em comparação com os resultados esperados delas.

Procure reuniões como reuniões de notícias no início do dia, onde as mudanças ao longo do dia podem torná-las discutíveis. Se os resultados esperados mudam sempre após a reunião, talvez seja hora de cancelar.

Nas reuniões permanentes, as pessoas estão esperando a hora de falar e mentalmente verificadas de outra forma? Havia uma agenda acontecendo? Você sai consistentemente da reunião com uma diretriz clara e compreensão do que está acontecendo? Se você fizer isso, como tem certeza de que todos os outros sentem o mesmo? Esta reunião é mais benéfica para você do que para os participantes? Se a resposta for sim mais vezes do que não, talvez seja melhor para a equipe migrar para assíncrono.

Outra oportunidade a ser observada é a duração da reunião. Você agenda reuniões em blocos de 30 ou 60 minutos porque esse é o padrão do seu calendário? Essa reunião de 30 minutos pode durar 15? Os 60 podem ser reduzidos para 45 minutos? Use o tempo que você economiza como um excesso, onde você pode acompanhar os itens de ação ou realmente se levantar da mesa e fazer uma pausa mental.

Crie uma estrutura

Parabéns! Você acabou de cancelar uma reunião e devolveu algum tempo a todos. E agora?

Primeiro, não faça isso. Pelo menos não antes de verificar com todos. O trabalho assíncrono bem-sucedido requer colaboração constante. Aqui estão algumas maneiras de tornar a transição mais fácil.

Depois de definir sua estrutura, você pode passar para a última etapa.

Estabeleça estilos e prazos de comunicação de acordos

Para que este tipo de trabalho tenha sucesso, todos têm que aceitá-lo, concordar com as expectativas, saber como se comunicar uns com os outros e saber quando precisam contribuir.

Agora é realmente hora de dar os parabéns. Você cancelou pelo menos uma reunião (espero que mais) e deu a si mesmo e à sua equipe mais tempo para realizar o trabalho que consideram valioso e significativo. A etapa final e igualmente importante no cancelamento de reuniões é…

Saiba quando voltar ao tempo real

Mesmo as pessoas que se destacam no trabalho assíncrono podem perder o contexto, perder o foco ou ser incompreendidas. Se as mensagens de bate-papo começarem a ser preenchidas em massa sem resolução, talvez seja hora de entrar em uma reunião rápida. Mensagens curtas são ótimas para fornecer atualizações, mas alguns tópicos podem precisar de mais nuances ou discussões.

Quando você perceber que a frustração ou outras emoções começam a surgir, traga as pessoas envolvidas na discussão para uma reunião para que possam entender melhor a perspectiva de cada um e evitar interpretações erradas do tom.

Hora de redefinir

O objetivo de mudar para o trabalho assíncrono não é passar menos tempo com sua equipe ou colegas de trabalho; trata-se de desconectar-se da Matrix de reuniões consecutivas ineficientes e dar às pessoas espaço para se concentrarem no trabalho que fazem melhor.

Pare de medir seu valor pela densidade do seu calendário e comece a medir onde você gasta seu tempo e quais resultados espera de sua equipe. Incentive a comunicação e a colaboração da documentação.

nakyung nikki park

Dê uma olhada na programação para o resto do seu dia, semana ou mês. Encontre aquela reunião permanente que parece mais um ritual do que um recurso e cancele-a. Eu prometo a você que o mundo não vai acabar.

Prazo da Academia de Liderança Poynter se aproximando

Desenvolva as habilidades essenciais que os jornalistas precisam para liderar as organizações de mídia do futuro. Este programa singular irá ajudá-lo a ampliar seus pontos fortes de gestão; navegar na tomada de decisões éticas; traçar estratégias antes de conversas e negociações difíceis; gerenciar de cima para baixo e através das gerações; delegar com propósito; e crie sua fórmula única para gerenciar trabalho e vida.

Prazo final: Sexta-feira, 23 de janeiro de 2026. Workshop presencial de 20 a 24 de abril de 2026 em São Petersburgo, FL; 50